Корпоративная база знаний

Контекст

Крупной распределённой организации с более чем 1000 территориальных подразделений и десятками тысяч сотрудников нужна была единая корпоративная база знаний: одно место, где нужные для работы знания структурированы, поддерживаются в актуальном состоянии и легко находятся.

Предыдущая попытка не получила широкого распространения. На практике системой пользовалась в основном небольшая группа сотрудников, которая занималась её наполнением, а остальные продолжали работать в обход неё.

Клиент пришёл с бизнес-потребностями и требованиями, но без готового технического решения, и с обязательным условием: платформа должна быть бесплатной и open-source.

За что отвечали мы

NekaSoft отвечал за всё, кроме предметного содержания материалов: за выбор платформы, за систему, построенную вокруг неё, и за её работу. За структуру контента отвечал профильный специалист клиента, и информационную архитектуру мы прорабатывали и дорабатывали вместе с ним.

Решение

В основе open-source XWiki, но работающая база знаний не сводится к установке «из коробки». Основная инженерная работа ушла в то, чего платформа штатно не умеет.

• Платформа выбрана и обоснована под требования клиента
• Кастомные макросы XWiki под те форматы контента, которые реально нужны редакторам
• Расширения сверх стандартных возможностей платформы
• Интеграции с системами организации
• Роли и права доступа для распределённой структуры
• Собственный аналитический слой рядом с Matomo, со своими механизмами сбора и отчётности
• Миграция контента из предыдущей системы
• DevOps, безопасность и бесперебойная работа

Ценность здесь не в установленной вики. Она в информационной архитектуре, проработанной вместе с клиентом, в кастомных макросах и расширениях, сделанных под реальную работу редакторов, и в аналитическом слое, который показывает, какие материалы реально используются.

Скриншоты

Результат

База знаний стала полноценным рабочим инструментом организации.

• Реально используемый единый внутренний источник знаний, а не система, живущая усилиями только тех, кто её наполняет
• Охвачены 1000+ подразделений и десятки тысяч сотрудников
• Базу ведут около 20 редакторов контента
• Использование материалов отслеживается через отдельную аналитику
• Проект неоднократно представлялся внутри организации как успешная инициатива и получает положительную оценку руководства
• Система работает больше двух лет

Сроки

Система работает в production больше двух лет и остаётся единым внутренним источником знаний организации.

NekaSoft до сих пор поддерживает и развивает её по действующему контракту: новые макросы и расширения, интеграции и аналитика по мере появления новых потребностей.

Технологии

XWiki здесь платформа. Макросы, расширения, интеграции и аналитический слой с отчётностью рядом с Matomo сделаны в NekaSoft.