Автоматизация внутренних процессов

Контекст

Организации требовалась единая система для управления проектами и внутренними рабочими процессами. У руководства были сформулированы регламенты и бизнес-задачи, но готового технического задания или заранее выбранного программного решения не существовало.

Чтобы построить систему, сначала нужно было понять, как процессы действительно работают внутри организации: какие сотрудники в них участвуют и как фактические рабочие сценарии соотносятся с формальными регламентами.

За что отвечали мы

NekaSoft отвечал за весь цикл, а не только за разработку.

Решение

Мы разработали единую внутреннюю систему, в которой сотрудники ведут проекты и связанные с ними рабочие процессы.

• Ролевой доступ
• Формы и структурированные workflow
• Автоматические уведомления
• Общие справочники
• Инструменты совместной работы
• Генерация документов Excel и Word

Решение проектировалось вокруг реальных процессов и внутренних регламентов организации, а не вокруг ограничений готового универсального продукта для управления проектами.

Скриншоты

Результат

Система стала частью ежедневной работы организации, ей пользуются около 50 сотрудников в разных ролях.

• Ответственность за каждый этап процесса стала прозрачной и зафиксирована в системе
• Существенно снизился риск потерянных задач и разрывов между этапами
• Автоматические уведомления стали частью рабочих сценариев
• Сотрудники получили единое пространство для ведения проектов и процессов
• Руководство получило более прозрачную картину текущей работы

Сроки

От первых интервью и анализа процессов до запуска системы в production прошло около шести месяцев.

После запуска NekaSoft продолжил поддержку и развитие системы.

Технологии

Прототипирование на этапе проектирования велось в Figma.