Automatizacija izveštavanja o opterećenju

Kontekst

Nekoliko menadžera redovno je pripremalo izveštaje za rukovodstvo na osnovu podataka više od 100 zaposlenih. Podaci su se nalazili u CRM-u, Excel izvozima i rasutim tabelama: menadžeri su ručno prikupljali i upoređivali informacije, tražili neslaganja i sastavljali završne izveštaje.

Na to je odlazilo više od 10 sati ručnog rada svake nedelje. Dodatni problem bile su greške i nedoslednosti u izvornim podacima.

Klijent je došao sa poslovnim zadatkom, a ne tehničkom specifikacijom: automatizovati proces i omogućiti formiranje različitih vrsta izveštaja sa potrebnim filterima i formatima.

Za šta smo bili odgovorni

NekaSoft je bio odgovoran za ceo ciklus, od razumevanja procesa do uvođenja i podrške.

Rešenje

Korisnički interfejs sistema je Telegram bot: menadžer direktno u četu bira vrstu izveštaja, parametre i filtere i pokreće formiranje. Iza tog jednostavnog interfejsa radi analitički sistem.

• Preuzima podatke iz CRM-a i Excel izvoza
• Objedinjuje ih i obrađuje
• Proverava izvorne podatke na greške i nedoslednosti
• Javlja menadžeru šta treba ispraviti
• Posle ispravke ponovo formira izveštaj
• Pravi standardizovane izveštaje u potrebnim formatima

Telegram je ovde samo interfejs. Iza jednostavnog četa radi sistem za automatizaciju izveštavanja koji objedinjuje podatke CRM-a i Excel-a, proverava ih i pravi standardizovane izveštaje za rukovodstvo.

Snimci ekrana

Rezultat

Sistem je postao redovan alat izveštavanja za rukovodstvo.

• Menadžeri štede više od 10 sati ručnog rada svake nedelje
• Izveštaji se formiraju direktno kroz Telegram sa izabranim parametrima i filterima
• Sistem automatski otkriva greške i nedoslednosti u primarnim podacima
• Greške se ispravljaju pre nego što uđu u završne izveštaje za rukovodstvo
• Izveštaji prate jedinstven standard
• Sistem se koristi svakih nekoliko dana za izveštavanje po podacima 100+ zaposlenih

Rokovi

Od prvih razgovora do gotovog rešenja prošlo je oko dva meseca.

Sistem i dalje radi u produkciji. NekaSoft ga podržava više od pola godine i dodaje nove izveštaje i funkcionalnosti kako se javljaju nove potrebe klijenta.

Tehnologije

Telegram služi kao interfejsni sloj; iza njega sistem se integriše sa CRM-om i obrađuje Excel izvoze.