Korporativna baza znanja

Kontekst

Velikoj distribuiranoj organizaciji sa više od 1.000 lokacija i desetinama hiljada zaposlenih bila je potrebna jedinstvena korporativna baza znanja: jedno mesto na kome je znanje potrebno za rad strukturirano, održavano ažurnim i zaista pronalazivo.

Prethodni pokušaj nije stekao široku primenu. U praksi je sistem koristila uglavnom mala grupa zaposlenih koja se bavila njegovim popunjavanjem, dok su ostali nastavili da rade zaobilazeći ga.

Klijent je došao sa poslovnim potrebama i zahtevima, ali bez gotovog tehničkog rešenja, i sa jednim obaveznim uslovom: platforma mora biti besplatna i open-source.

Za šta smo bili odgovorni

NekaSoft je bio odgovoran za sve osim za sam sadržaj materijala: za izbor platforme, za sistem izgrađen oko nje i za njen rad. Za strukturu sadržaja bio je odgovoran stručni specijalista klijenta, a informacionu arhitekturu smo razrađivali i dorađivali zajedno sa njim.

Rešenje

Platforma je open-source XWiki, ali baza znanja koja radi nije instalacija „iz kutije“. Najveći deo inženjerskog rada otišao je na ono što platforma standardno ne radi.

• Platforma izabrana i obrazložena prema zahtevima klijenta
• Prilagođeni XWiki makroi za formate sadržaja koji su urednicima zaista potrebni
• Proširenja iznad standardnih mogućnosti platforme
• Integracije sa sistemima organizacije
• Uloge i prava pristupa za distribuiranu strukturu
• Sopstveni analitički sloj uz Matomo, sa sopstvenim mehanizmima prikupljanja i izveštavanja
• Migracija sadržaja iz prethodnog sistema
• DevOps, bezbednost i neprekidan rad

Vrednost ovde nije u instaliranom wiki-ju. Ona je u informacionoj arhitekturi razrađenoj zajedno sa klijentom, u prilagođenim makroima i proširenjima napravljenim oko stvarnog rada urednika i u analitičkom sloju koji pokazuje koji se materijali zaista koriste.

Snimci ekrana

Rezultat

Baza znanja je postala radni deo toga kako organizacija funkcioniše.

• Stvarno korišćen jedinstven interni izvor znanja, a ne sistem koji živi samo zahvaljujući onima koji ga popunjavaju
• Pokriveno 1.000+ lokacija i desetine hiljada zaposlenih
• Bazu vodi oko 20 urednika sadržaja
• Korišćenje materijala se prati kroz posebnu analitiku
• Projekat je više puta predstavljan unutar organizacije kao uspešna inicijativa i dobija pozitivnu ocenu rukovodstva
• Sistem radi više od dve godine

Rokovi

Sistem radi u produkciji više od dve godine i ostaje jedinstven interni izvor znanja organizacije.

NekaSoft ga i dalje podržava i razvija po aktivnom ugovoru: novi makroi i proširenja, integracije i analitika kako se javljaju nove potrebe.

Tehnologije

XWiki je ovde platforma. Makroe, proširenja, integracije i analitički sloj sa izveštavanjem uz Matomo napravio je NekaSoft.