Kontekst
Organizaciji je bio potreban jedinstven sistem za upravljanje projektima i internim radnim procesima. Rukovodstvo je imalo formulisane pravilnike i poslovne ciljeve, ali gotova tehnička specifikacija ili unapred izabrano softversko rešenje nisu postojali.
Da bi sistem mogao da se napravi, prvo je trebalo razumeti kako procesi zaista funkcionišu unutar organizacije: koji zaposleni u njima učestvuju i kako se stvarni radni scenariji odnose prema formalnim pravilnicima.
Za šta smo bili odgovorni
NekaSoft je bio odgovoran za ceo ciklus, ne samo za razvoj.
Istraživanje
- Intervjui sa rukovodstvom i zaposlenima
- Analiza postojećih poslovnih procesa
- Poređenje stvarnog rada sa internim pravilnicima
- Definisanje funkcionalnih zahteva
Projektovanje rešenja
- Projektovanje radnih tokova
- Projektovanje interfejsa
- Prototipovi u Figmi
- Usaglašavanje sa rukovodstvom i budućim korisnicima
Razvoj
- Tehnička arhitektura
- Backend
- Frontend
- DevOps i produkciona infrastruktura
Pokretanje i podrška
- Pokretanje u produkciju
- Obuka zaposlenih
- Dalja podrška i razvoj
Rešenje
Napravili smo jedinstven interni sistem u kome zaposleni vode projekte i radne procese povezane sa njima.
- Pristup po ulogama
- Forme i strukturirani radni tokovi
- Automatska obaveštenja
- Zajednički šifarnici
- Alati za saradnju
- Generisanje Excel i Word dokumenata
Rešenje je projektovano oko stvarnih procesa i internih pravilnika organizacije, a ne oko ograničenja gotovog univerzalnog proizvoda za upravljanje projektima.
Snimci ekrana
Rezultat
Sistem je postao deo svakodnevnog rada organizacije i koristi ga oko 50 zaposlenih u različitim ulogama.
- Odgovornost za svaku fazu procesa je jasna i zabeležena u sistemu
- Značajno je smanjen rizik od izgubljenih zadataka i prekida između faza
- Automatska obaveštenja postala su deo radnih scenarija
- Zaposleni su dobili jedinstven prostor za vođenje projekata i procesa
- Rukovodstvo je dobilo jasniju sliku tekućeg rada
Rokovi
Od prvih intervjua i analize procesa do pokretanja sistema u produkciju prošlo je oko šest meseci.
Nakon pokretanja, NekaSoft je nastavio podršku i razvoj sistema.
Tehnologije
Za prototipove u fazi projektovanja korišćena je Figma.
Imate interni proces koji se i dalje oslanja na tabele, ručne predaje i nepovezane alate?